SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT

A.    Latar Belakang.

 Dalam menjalankan fungsi pembinaan upaya kesehatan, Direktorat Jenderal yang menyelenggarakan urusan di bidang bina upaya kesehatan Kementerian Kesehatan membutuhkan informasi yang handal, tepat, cepat dan terbarukan (up to date) untuk mendukung proses pengambilan keputusan dan penetapan kebijakan secara tepat.

 Sebagai salah satu bentuk fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan, Rumah Sakit sering mengalami kesulitan dalam pengelolaan informasi baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal. sehingga perlu diupayakan peningkatan pengelolaan informasi yang efisien, cepat, mudah, akurat, murah, aman, terpadu dan akuntabel. Salah satu bentuk penerapannya melalui sistem pelayanan dengan memanfaatkan teknologi informasi melalui penggunaan sistem Sistem Informasi berbasis komputer.

 Pesatnya kemajuan teknologi di bidang informasi telah melahirkan perubahan tatanan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dalam kaitan ini, peran dan fungsi pelayanan data dan informasi yang dilaksanakan oleh Rumah Sakit sebagai salah satu unit kerja pengelola data dan Informasi dituntut untuk mampu melakukan berbagai penyesuaian dan perubahan.

          Sistem Informasi dapat dimanfaatkan untuk kegiatan pelayanan data dan informasi dengan lebih produktif, transparan, tertib, cepat, mudah, akurat, terpadu, aman dan efisien, khususnya membantu dalam memperlancar dan mempermudah pembentukan kebijakan dalam meningkatkan sistem pelayanan kesehatan khususnya dalam bidang penyelenggaraan Rumah Sakit di Indonesia.

Banyak Rumah Sakit yang telah berupaya untuk membangun dan mengembangkan sistem informasi, namun sebagian mengalami kegagalan, dan sebagian Rumah Sakit memilih untuk melakukan kerja sama operasional (outsourcing) dengan biaya yang relatif besar yang pada akhirnya ikut membebani biaya kesehatan bagi pasien/masyarakat.

           Berdasarkan hal tersebut di atas, Direktorat Jenderal yang menyelenggarakan urusan di bidang Bina Upaya Kesehatan Kementerian Kesehatan memandang perlunya membangun kerangka acuan kerja (framework) dan perangkat lunak (software) aplikasi sistem informasi Rumah Sakit yang bersifat sumber terbuka umum (open source generic) untuk Rumah Sakit di Indonesia. Dengan adanya software aplikasi open source generik ini diharapkan Rumah Sakit di Indonesia dapat menggunakan, mengembangkan, mengimplementasi dan memelihara sendiri. Sehingga akan terdapat keseragaman data yang dikirim kepada Kementerian Kesehatan.

B. Strategi.

         Tata kelola sistem informasi yang baik harus selaras dengan fungsi, visi, misi dan strategi organisasi. Secara generik fungsi Rumah Sakit (menurut WHO tahun 1957), memberikan pelayanan kesehatan lengkap kepada masyarakat baik kuratif maupun rehabilitatif, dimana output layanannya menjangkau pelayanan keluarga dan lingkungan, Rumah Sakit juga merupakan pusat pelatihan tenaga kesehatan serta untuk penelitian biososial.

      Rumah sakit juga merupakan pusat pelayanan rujukan medik spsialistik dan sub spesialistik dengan fungsi utama menyediakan dan menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat penyembuhan (kuratif) dan pemulihan (rehabilitasi pasien).

         Dengan demikian secara umum sistem informasi Rumah Sakit harus selaras dengan bisnis utama (core bussines) dari Rumah Sakit itu sendiri, terutama untuk informasi riwayat kesehatan pasien atau rekam medis (tentang indentitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien), informasi kegiatan operasional (termasuk informasi sumber daya manusia, material, alat kesehatan, penelitian serta bank data.

            Keberhasilan implementasi sistem informasi bukan hanya ditentukan oleh teknologi informasi tetapi juga oleh faktor lain, seperti proses bisnis, perubahan manajemen, tata kelola IT dan lain-lainnya. Karena itu bukan hanya teknologi tetapi juga kerangka kerja secara komprehensif sistem informasi Rumah Sakit.

C. Proses Bisnis. 

1. Pelayanan Utama (Front Office)

Setiap Rumah Sakit memiliki prosedur yang unik (berbeda satu dengan lainnya), tetapi secara umum/generik memiliki prosedur pelayanan terintegrasi yang sama yaitu proses pendaftaran, proses rawat (jalan atau inap) dan proses pulang (seperti pada gambar berikut).

 Data yang dimasukan pada proses rawat akan digunakan pada proses rawat dan pulang. Selama proses perawatan, pasien akan menggunakan sumber daya, mendapat layanan dan tindakan dari unit-unit seperti farmasi, laboratorium, radiologi, gizi, bedah, invasive, diagnostic non invasive dan lainnya. Unit tersebut mendapat order/pesanan dari dokter (misalnya berupa resep untuk farmasi, formulir lab dan sejenisnya) dan perawat.

 Jadi dokter dan perawat sebagai aktor/SDM inti pada proses bisnis Rumah Sakit (seluruh order berasal dari mereka). Karena itu kami menyebutkan inti sistem ini sebagai order communation system.

2. Pelayanan Administratif (Back-Office)

Rumah Sakit merupakan unit yang mengelola sumber daya fisik (manusia, uang, mesin/alat kesehatan/aset, material seperti obat, reagen, alat tulis kantor, barang habis pakai dan sejenisnya). Walaupun proses bisnis setiap Rumah Sakit unik tapi tetap terdapat proses umum, diantaranya perencanaan, pembelian/pengadaan, pemeliharaan stok/inventory, pengelolaan Aset, pengelolaan SDM, pengelolaan uang (hutang, piutang, kas, buku besar dan lainnya). Proses back office ini berhubungan/link dengan proses pada front office, digambarkan berikut ini.

Proses bisnis data tidak terstruktur

Proses-proses bisnis tersebut di atas yang melibatkan data-data terstruktur, yang dapat dikelola dengan relational database management system, selain itu terdapat proses bisnis yang melibatkan data yang tidak terstruktur seperti alur kerja, surat diposisi, email, manajemen proyek, kolaborasi, team work, manajemen dokumen dan sejenisnya.

D. Arsitektur Infrastruktur

Kebutuhan infrastruktur jaringan komputer kedepan bukan hanya untuk kebutuhan Sistem informasi RS saja, tetapi juga harus mampu digunakan untuk berbagai hal, seperti jalur telepon IP, CCTV, Intelegent Building, Medical Equipment dan lain-lain.

Untuk mendukung pelayanan tersebut, maka infrastruktur jaringan komunikasi data yang disyaratkan adalah:

1. meningkatkan unjuk kerja dan memudahkan untuk melakukan manajemen lalu lintas data pada jaringan komputer, seperti utilisasi, segmentasi jaringan, dan security.

2. membatasi broadcase domain pada jaringan, duplikasi IP address dan segmentasi jaringan menggunakan VLAN (virtual LAN) untuk setiap gedung dan atau lantai.

3. memiliki jalur backbone fiber optik dan backup yang berbeda jalur, pada keadaan normal jalur backup digunakan untuk memperkuat kinerja jaringan/redudant, tapi dalam keadaan darurat backup jaringan dapat mengambil alih kegagalan jaringan.

4. Memanfaatkan peralatan aktif yang ada, baik untuk melengkapi kekurangan sumber daya maupun sebagai backup.

5. dianjurkan pemasangan oleh vendor jaringan yang tersertifikasi (baik perkabelan maupun perangkat aktif).

6. dokumentasi sistem jaringan lengkap (perkabelan, konfigurasi, uji coba, dan sejenisnya) baik hardcopy maupun softcopy.

7. mengingat penggunaan jaringan yang komplek kedepan, maka perangkat aktif mengharuskan pengelolaan bertingkat, seperti adanya:

a. core switch yang merupakan device vital dalam local area network di Rumah Sakit dimana core switch ini sebagai bacbone lan dan sentral switch yang berperan dalam prosessing semua paket dengan memproses atau men-switch traffic secepat mungkin).

b. distribution switch yang merupakan suatu device antara untuk keperluan pendistribusian akses antar core switch dengan access switch pada masing-masing gedung, dimana antara sebaiknya distribution switch dan core switch terhubung melalui fiber optic.

c. acces switch yang merupakan suatu device yang menyediakan user port untuk akses ke network.

E. Arsitektur Data.

Untuk menghindari pulau-pulau aplikasi dan memudahkan Kementerian Kesehatan mengolah data yang homogen, maka perlu dibuat arsitektur data yang baik, untuk mengakomodir kebutuhan informasi para pengguna. Beberapa aspek harus diperhatikan dalam membangun arsitektur data:

1. Kodefikasi

Kodefikasi selain keharusan untuk otomatisasi/komputerisasi, juga diperlukan untuk integrasi dan penglolaan lebih lanjut seperti statistik.

2. Mapping

Karena sering berbeda keperluan kodefikasi data, maka diperlukan mapping data untuk integrasi dan pengelolaan lebih lanjut, misalnya mapping kodefikasi antara tarif dengan kode perkiraan/chart of account, mapping kode kabupaten/kota dengan provinsi dan sejenisnya.

3. Standar pertukaran data antar aplikasi

Beberapa software aplikasi yang terpisah, membutuhkan standard pertukaran data agar dapat berkomunikasi satu aplikasi dengan lainnya. Seperti Heath Level 7 (HL7), DICOM, XML dan sejenisnya.

4. Database

Desain struktur database, sebaiknya mengacu pada best practice database Rumah Sakit dan mengambil dari sumber terbuka serta mempertimbangkan kebutuhan informasi stakeholder terkait.

F. Arsitektur Aplikasi.

Mengingat kompleksnya proses bisnis pada Rumah Sakit, berikut ini gambaran arsitektur minimal dan variabel SIMRS yang dapat mengakomodir kebutuhan informasi.

1. Front Office.

Di dalam arsitektur aplikasi front office semua bidang kegiatan di rumah sakit dari proses pendaftaran pasien sampai rekam medic yang bisa diakses secara cepat terintegrasi dalam sistem front office ini. Berikut uraian dari arsitektur aplikasi front office :

1. FRONT OFFICE

a. ANTRIAN REGISTRASI
b. MODUL APPOINTMENT
c. REGISTRASI
d. PELAYANAN INFORMASI
e. PENGADUAN
f. PANEL INFORMASI PUBLIK

2. PELAYANAN PERAWATAN

a. ANTRIAN LAYANAN
b. PELAYANAN UGD
c. PELAYANAN POLIKLINIK / RAWAT JALAN
d. PELAYANAN / TINDAKAN RAWAT INAP
e. MANAJEMEN OPERASI / IBS
f. KAMAR BERSALIN (VK)
g. LABORATORIUM
h. RADIOLOGI
i. PERINATALOGI
j. HEMODIALISA
k. REHAB MEDIK DAN KETERAPIAN FISIK (ORTESIS & PROSTESA)
l. RAWAT INTENSI DAN REANIMASI (ICU, ICCU, NICU, BURN UNIT)
m. PELAYANAN PERAWATAN LAINNYA

3. PELAYANAN PENUNJANG

a. PELAYANAN TRANSFUSI DARAH
b. AMBULANCE
c. MEDICAL CHECK UP
d. CSSD
e. BINATU / LAUNDRY
f. FORENSIK (KAMAR JENAZAH)
g. PEMELIHARAAN SARANA MEDIK
h. PELAYANAN PENUNJANG LAINNYA

4. REKAM MEDIK

a. DISTRIBUSI REKAM MEDIS
b. CATATAN MEDIS
c. PELAPORAN REKAM MEDIS

5. MANAJEMEN KEPERAWATAN

a. PENGKAJIAN KEPERAWATAN
b. DIAGNOSA KEPERAWATAN
c. IMPLEMENTASI & EVALUASI KEPERAWATAN
d. PELAPORAN MANAJEMEN KEPERAWATAN
e. DISCHARGE PLANNING
f. INDIKATOR MUTU KLINIK (MANAGEMEN KUALITAS)

6. LOGISTIK

a. PERENCANAAN PENGADAAN
b. PEMBELIAN / ORDER MANAGEMENT
c. MUTASI INVENTORY (DISTRIBUSI, PEMAKAIAN, PENYESUAIAN)
d. LAPORAN LOGISTIK (MANAJEMEN MATERIAL)

7. APOTIK / FARMASI

a. PENGELOLAAN RESEP ELEKTRONIK
b. PENJUALAN & PENYERAHAN OBAT
c. MUTASI INVENTORY (DISTRIBUSI, PEMAKAIAN, PENYESUAIAN)
d. LAPORAN FARMASI

8. GIZI / NUTRISI

a. PENGATURAN STANDAR DAN SIKLUS MENU
b. PERENCANAAN MENU DIET DAN KONSULTASI
c. PELAYANAN MAKANAN DAN PRODUKSI
d. DATA REFERENSI NUTRISI

9. AKUNTANSI dan KEUANGAN

a. KASIR / MOBILISASI DANA
b. PELAYANAN PIUTANG (ASURANSI DAN JAMINAN KESEHATAN)
c. MAPPING TARIF PELAYANAN
d. REMUNERASI, PENGGAJIAN DAN HONORARIUM
e. INVENTARISASI ASSET
f. AKUNTANSI BLU
g. KEUANGAN BLU

10. SDM dan UMUM

a. BIODATA KEPEGAWAIAN
b. LAYANAN KEPEGAWAIAN (ABSENSI, AGENDA, CUTI, DLL)
c. PENGELOLAAN ANGKA INDEKS
d. PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
e. RUMAH TANGGA (GENERAL AFFAIRS)

11. INFORMASI EKSEKUTIF

a. DECISION SUPPORT / MANAJERIAL REPORT
b. INDIKATOR PELAYANAN
c. VISUALISASI DATA / GRAFIK

12. MODUL CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT

a. PENGELOLAAN LAYANAN DAN TARIF
b. PENGELOLAAN KAMPANYE DAN EVENT
c. PENGELOLAAN AGENT
d. CALL CENTER & PENGADUAN
e. KNOWLEDGE BASED (ARTIKEL, LITERATUR, DSB)
f. PENGUMUMAN (BROADCAST)
g. SMS CENTER

13. SYSTEM SUPPORT & UTILITY

a. DATA ADMINISTRATOR
b. SETTING DATA MASTER
c. HAK AKSES & PASSWORD
d. BACK UP DAN RESTORE DATA

14. PORTAL TERINTEGRASI RUMAH SAKIT

a. PORTAL PUBLIK
b. PORTAL INTERNAL

2. Back Office.

Di dalam arsitektur aplikasi back office semua manajemen di rumah sakit yang berhubungan dengan sumber daya manusia  dari unit rekam medik sampai unit pengelola SIMRS terdapat di back office ini. Berikut uraian dari arsitektur aplikasi back office :

Bagian Back Office, yang meliputi :

1) Medical record (unit rekam medik pusat)

2) Akuntansi keuangan (termasuk UKPPK/Klaim pihak ketiga)

3) Remunerasi (jasa pelayanan dan jasa dokter)

4) Mobilisasi dana (general cashier)

5) Unit binatu dan sterilisasi

6) Inventory medik dan non medik

7) Kepegawaian dan penggajian

8) Unit pemeliharaan sarana medik

9) Unit PDE / SIMRS, yang meliputi fungsi2:

a. Pusat konsultasi (Help Desk)

b. Trainer / Supervisor Data

c. Network Operation Centre

d. Administrasi server (Administrator)

e. Manajemen Data

3.      Komunikasi dan Kolaborasi

a.      Komunikasi

1.      Interoperabilitas

Interoperabilitas adalah dimana suatu aplikasi bisa berinteraksi dengan aplikasi lainnya melalui suatu protokol yang disetujui bersama lewat bermacam-macam jalur komunikasi diantaranya dapat terjadi komunikasi data dengan aplikasi berikut:

A. Standarisasi SIMAK BMN (untuk Rumah Sakit milik pemerintah).

            Minimal pengkodean barang mengunakan kode yang terdapat pada SK BMN, jika tidak harus di buat mapping antara SK BMN dengan pengkodean Rumah Sakit tersebut.

B. Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS).

            Dapat terjadi komunikasi data antara SIMRS dengan Kementerian Kesehatan untuk pelaporan SIRS.

C. Sistem Casemix (khusus yang melaksanakan program Jaminan Kesehatan Nasional)

        Dapat terjadi komunikasi data antara SIMRS dengan Kementerian Kesehatan untuk pelaksanaan program Jaminan Kesehatan Nasional.

D. Aplikasi yang lainnya yang mendukung Kinerja Rumah Sakit

2.      One Medic – One Solutions for Health Information System 

One Medic – One Solutions for Health Information System  merupakan suatu aplikasi piranti lunak yang telah dikembangkan sejak tahun 2008.  Protocol komunikasi yang tersedia telah dilengkapi dengan system keamanan sehingga dapat menekan berbagai tindakan cyber crime oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

Desain aplikasi SIMRS One Medic berbasis Web dimana pengguna dapat melakukan integrasi dengan pihak-pihak internal  maupun eksternal secara online’. Manfaat Intergasi secara Online bertujuan untuk mengantisipasi pengulangan pekerjaan administrasi yang dapat memicu terjadinya human error sehingga potensi kerugian Rumah Sakit dapat ditekan.  Fitur-fitur SIMRS One Medic sebagai solusi untuk menjawab tantangan masa depan industri pelayanan medik:

1. Security system:  modul ini dapat mengatur informasi dan data  yang diperbolehkan untuk diaksesbaik oleh pihak internal maupun eksternal. Pengaturan tersebut dilakukan selain untuk melindungi kerahasiaan data pasien juga untuk menghindari penyalahgunaan informasi penting lainnya oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

2. MPI server solutions:  adalah sistim komunikasi online  yang dirancang untuk menjembatani komunikasi antar sistem. Aplikasi MPI server solutions dapat digunakan sebagai alat konfirmasi  hak-hak pasien terhadap jenis tindakan medis dan obat-obatan yang dapat diberikan oleh Rumah Sakit sesuai dengan ketentuan Pihak Penjamin.a

3. Billing records system: seluruh data tindakan medik dan obat-obatan yang diberikan pada pasien otomatis terekam secara online dan dapat diatur sesuai dengan format penagihan yang ditetapkan oleh Pihak Penjamin. Feature ini dapat mempersingkat proses pekerjaan administrasi penagihan sehingga dapat menekan angka piutang.

Untuk media komunikasi informasi antara unit dapat digunakan media komputer yang sudah terintegrasi dengan jaringan LAN dengan menggunakan aplikasi Messenger atau chating, selain itu juga sudah ada nya telepon lokal yang membantu hubungan komunikasi antar unit. Sedangkan untuk akses komunikasi ke luar instansi menggunakan akses internet yang terintegrasi melalui jaringan Pemerintah Kota.

b.      Kolaborasi

           Dari aspek pembiayaan bahwa Rumah Sakit memerlukan biaya operasional dan investasi yang besar dalam pelaksanaan kegiatannya, sehingga perlu didukung dengan ketersediaan pendanaan yang cukup dan berkesinambungan. Apalagi jika Rumah Sakit akan melakukan investasi dalam bidang teknologi informasi, dimana perubahan teknologi merupakan hal yang pasti terjadi setiap saat, sehingga investasi tersebut baik dalam bidang perangkat lunak (Software), perangkat keras (hardware)maupun tenaga SDM pelaksana (Brainware) akan menjadi investasi yang mahal dan berkelanjutan. Oleh karena itu, Rumah Sakit berada di dua sisi, yaitu harus menerapkan teknologi informasi dalam bentuk SIMRS baik Hardware, Softwaremaupun Brainware, sementara Rumah Sakit juga harus selalu up-to-date baik dari segi teknologi maupun bisnis proses/kebijakan yang terangkum dalam bentuk software.

Kerjasama dalam bentuk Kerjasama Operasional (KSO) atau Built Operational Transfer (BOT) merupakan salah satu solusi untuk penerapan teknologi informasi, sehingga resiko investasi (Hardware, Software dan Brainware) dan resiko pelaksanaan sistem akan berada di pihak konsultan. Sehingga Rumah Sakit tidak perlu melakukan investasi yang besar serta akan dijamin keberhasilan pelaksanaan SIMRS tersebut.

Kerjasama Operasional (KSO) adalah perjanjian antara dua pihak atau lebih dimana masing-masing sepakat untuk melakukan suatu usaha bersama dengan menggunakan aset dan atau hak usaha yang dimiliki dengan menanggung keuntungan dan kerugian secara bersama-sama. KSO didasarkan atas waktu kerjasama (by time), sehingga masa berakhirnya KSO adalah setelah masa kerjasama yang disepakati berakhir, bukan pada Break Event Point (BEP) dari besarnya investasi yang ditanamkan oleh investor. Dan prinsip KSO berbeda dengan pola “Cicilan/Kredit” maupun “Leasing/Sewa Pakai”

Bentuk Bangun, Serah, Kelola (Build, Transfer, and Operate/BTO).

            Investor membangun aset dan mencatatnya sebagai “Aset KSO pada Kas/Hutang.” Kemudian menyerahkan aset yang telah dibangunnya ke Pemilik Aset dan mencatatnya sebagai “Hak Bagi Pendapatan pada Aset KSO” (Nominal Base) dan aset diamortisasi selama masa Konsensi. Selama masa Konsensi, investor menerima bagi hasil dari pemilik aset dan mencatatnya sebagai “Kas/Piutang pada Pendapatan KSO.”

            Pemilik Aset dapat menyerahkan aset dan dicatat sebagai “Aset KSO pada Kas/Hutang/Aset Tetap” kemudian Pemilik Aset menggelola Aset KSO secara Periodik membagi pendapatan dan mencatat sebagai “Beban KSO pada Kas/Hutang.” Dan Pemilik Aset bisa mendapatkan seluruh aset (Sesuai Perjanjian) dari Investor diakhir masa Konsensi.

            Bentuk tersebut bisa dikombinasikan dengan Perjanjian Bagi Hasil (PBH) atau Perjanjian Bagi Pendapatan (PBP) dengan cara tertentu. Hak milik aset yang digunakan untuk Kerjasama Operasional (KSO) adalah Hak milik Penyerta aset selama periode perjanjian KSO. Aset yang disetrakan dalam KSO tidak terkena transaksi jual-beli, sehingga tidak dipungut PPN. Aset tersebut juga disusutkan berdasarkan masa manfaatnya. Pada akhir masa Konsensi (masa KSO) aset dapat dipindah tangankan merujuk pada perjanjian kedua belah pihak.

            Aset yang diserahkan pemilik aset untuk diusahakan dalam perjanjian Kerjasama Operasi (KSO) harus dicatat oleh pemilik aset sebagai aset KSO sebesar biaya perolehannya. Apabila yang diserahkan untuk diusahakan dalam perjanjian KSO adalah hak penyelenggaraan usaha yang tidak memiliki biaya perolehan, maka pemilik aset hanya perlu mengungkapkan keberadaan transaksi tersebut.

4.      Infrastruktur

Konsep sistem infrastruktur yang ditawarkan untuk memperbaiki dan penyempurnakan sistem infrastruktur yang telah dimiliki oleh Rumah Sakit, yaitu berupa penambahan pada sistem Network Operational Center / Data Center.

Konsep yang ditawarkan dalam memperbaiki dan menyempurnakan sistem infrastruktur Rumah Sakit meliputi perbaikan dan penyempurnaan pada :

• Konfigurasi Sistem Server

• Konfigurasi sistem LAN (Local Area Network)

• Konfigurasi sistem WLAN (Wireless LAN)

• Konfigurasi sistem back up co-

Referensi :

·         http://simrs.net/tentang-simrs

·         http://www.simrs.co/index.php/site/ViewProduct/1

·         http://mysimrs.com/home.html

·   Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2013 Tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.

Nama               : Viliansyah                

Tingkat            : II B

Prodi               : S1 Keperawatan

( Tugas Akhir Smester 3 SIM RS)

Sistem Informasi Manejemen Rumah Sakit. by Viliansyah